Після отримання запрошення, для отримання візи типу Д-13 іноземний громадянин  має подати в Консульство України в країні, де проживає іноземець, документи згідно списку, який вказаний на сайті Посольства. У цей список документів обов’язково входить оригінал «Запрошення на навчання». Документи про попередню освіту перед подачею в консульство повинні бути офіційно переведені на українську мову та завірені прийнятим у Вашій країні способом (легалізовані або завірені штампом Апостиль). Після отримання візи та придбання квитків потрібно завчасно повідомити Херсонську державну морську академію про заплановану Вами дату прибуття в Україну та надіслати на електронну адресу відділу по роботі з іноземними громадянами та особами без громадянства (fsksma@gmail.com) білет, в якому мають зазначатися дата прибуття, номер рейсу транспортного засобу. Також, Ви маєте надати відомості про особу, яка буде зустрічати та супроводжувати Вас від пункту пропуску через державний кордон України до навчального закладу, з обов’язковим зазначенням прізвища такої особи, її імені та по батькові, паспортних даних та контактного номеру телефону. Ці данні потрібно надіслати на електронну пошту відділу не пізніше, ніж за 5 днів до запланованої дати прибуття. Така інформація є необхідною для створення листа на зустріч іноземного громадянина та своєчасного інформування Українського державного центру міжнародної освіти (УДЦМО) та прикордонної служби України.